新时期如何做好办公室档案管理工作

新时期如何做好办公室档案管理工作

作者：于洪艳

来源：《卷宗》2018年第11期

摘 要：如今社会分工越来越明确，档案工作的开展也越来越细致。在新时期的发展下，如何更好的做好办公室档案管理工作，成为我们亟待解决的问题。文章第一部分根据现实情况，分析了目前办公室档案管理出现的较为广泛的问题，第二部分就新时期办公室档案管理存在问题，提出了相应的解决措施，希望能给相关人员实际工作中提供更加有力的借鉴，使得办公室档案管理工作在新时期能做得更好。

关键词：档案管理，办公档案，新时期管理工作

办公室档案管理工作是办公室各项工作中最为重要的一项内容之一，档案不但能够真实记载办公室的各种活动以及所开展的各项工作，还能够使得监督工作更加的规范化，为查阅文件、资料提供了便利，在新时期档案管理发展中发挥着重要的作用[1]。同时新时期的档案管理工作，其效率的高低也影响着整个办公室的工作质量，两者成正比。但在实际工作中，办公室档案的管理工作还存在着一些需要重视的问题，不可忽视。 1 档案管理工作中存在的较为普遍的问题 1.1 管理档案的工作人员在人数和质量上的不足

目前来看，管理档案的工作人员一般都比较少，普遍有一到两名专职人员，有些部门，会由办公室里的工作人员来兼职做管理档案的工作。但是，新时期发展下，办公室档案的发展数量越来越多，对办公室档案的管理工作难度也越来越大，由于管理档案的工作人员数量太少，并且有些工作人员管理能力较低或者不具备专业的管理能力，对档案工作的管理就会难上加难，这样一来，管理档案的工作人员效率不能得到提高，就不能达到更好的预期效果，也不会实现档案的信息化，同时，档案的发掘和利用也不能实现。因此，办公室档案管理人员的数量和专业水平对档案工作的效率有着很大的影响。 1.2 缺乏健全的档案管理制度

有些办公室档案的管理人员没有档案观念，在管理工作中不认真，不能认识到管理档案工作的重要性，对档案管理持有无所谓的态度，从中可以看出没有制定出完善健全的管理制度；有的虽建立了相应的制度却仅限于形式，并没有真正的运用到办公室档案的管理工作上[2]。不管是相关工作人员的工作还是管理者的管理都没有得到真正的落实，只是浮于表面，没有发挥出档案应有的作用，达到预期的效果，是办公室档案管理中的一个重大的缺陷。 1.3 办公室档案有用之处得不到充分体现

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新时期在不断发展，我国的各项事业也不断的提高，对办公室档案的要求也越来越高，由于办公室档案的工作状态一直处于静态，也就是档案密封入档却没有按照要求存档，这样档案的有用之处就不能更好地体现出来，再加上办公室档案管理人员人数不够，对档案的保密工作意识不够，一系列的因素阻碍了档案的整理以及档案的统计，档案的开发和编研也不能够正常进行，形成了现实档案价值的障碍，办公室档案没有真正发挥其价值，对新时期办公室档案的管理工作也产生了很大的影响。

2 促使办公室档案管理正常工作的措施 2.1 增强相关工作人员的工作素质

从业人员的工作素质与管理具有密切的联系。档案管理相关工作人员素质的高低，成为影响档案工作的直接因素。有些工作人员的文化水平较低或者知识技能比较老化，知识面较窄，跟不上新时期的发展，使档案的管理工作处于落后的状态，不能够顺应时代的发展。想要使办公室档案管理工作正常进行，就必须加强对工作人员素质的培养，不断提高档案工作人员的素质，努力学习基础知识、基本技能、道德素养和处理问题的能力，在专业知识和工作技能的培训方面加强训练，以便于正常工作的开展。同时，培养档案管理工作人员的政治素养，不图名利，不计较个人利益，增强奉献精神及为人民服务的精神。新时期科技不断的发展，网络档案的管理也随之出现，针对这一个工作，也要对其制定相应的制度，做出相应的计划。单位负责人应加强对档案管理人员的学习与培训，将培训教育纳入计划，增强文化素质与基本知识技能。作为一名办公室档案管理人员，要不断的汲取先进单位的工作经验，积极主动地学习，稳定自己的优势，同时改正自己的不足，使自己在工作中做的更好，安心本职工作，有较强的事业心，热爱档案事业，使档案管理的素质与知识技能得到充分的提高。 2.2 加强对档案工作的管理

新时期，档案工作只有不断规范，办公室档案管理工作才能够更加的完善。为此，对其提出一系列的方法：首先，要不断提高服务意识与服务水平，相关单位的领导加强对档案工作的落实与管理，对档案管理的一系列工作制定必要的规章制度，使得工作更加规范化、制度化、法律化。其次，增强对监督检查机制的落实力度。管理及监督部门应当严格对工作人员整理的档案进行细致的检查，档案管理人员平时也应注重自身的工作效率及成果，以便于检查人员的监督与检查。再者，档案对归档日期也有明确的要求，对归档的文件进行严格的规范，保证归档文件及时，并且保证文件的齐全。还有，对文件的借阅也要进行严格的审批，依照相关的借阅规定，实行严格的管理，对借阅档案的人进行细致的登记，以防资料的丢失，为以后的查询工作提供方便。最后，针对各个部门的档案归档或者借阅情况，以及借阅的数量，归还的日期或者延迟归还情况，进行不定期的网上通报，使得办公室的档案管理制度更加规范、透明。 2.3 对档案工作进行广范围的宣传，建立良好的工作环境。

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要加强档案工作的宣传力度，提升档案工作的整体形象，为其提供强有力的组织保障。作为办公室档案管理人员，在提高自己工作素质的同时，要为档案宣传工作进行科学合理的规划，充分认识到档案宣传工作的重要性，为顺应新时期的发展，要对宣传工作进行不断的创新，以新颖的方式将档案展现在人们的眼前。例如，通过网络、报纸、电视媒体，或者一些刊物的发行，积极地进行宣传[3]。同时，开展一系列的多样性交流，使各个部门的档案宣传互相借鉴，采取多途径、多渠道的方式增强感染力。办公室档案管理人员应定期进行宣传工作的培训，通过新的理论宣传，创造良好的环境，营造良好的氛围，使档案的实践工作更加科学、有效。 3 总结

新时期的不断发展，时代的不断进步，办公室档案的管理工作应更加公正、有效。新时代的发展，办公室的档案管理工作必定会遇见更多的机遇与挑战，为此，我们应该站在新时期的最前列，以创新的思维，以顺应时代的发展趋势，增强档案宣传的感染力，促进社会主义的文化繁荣，使办公室档案管理工作在社会上蓬勃发展，充分发挥档案管理工作的重要作用，为办公室其他工作的开展创造更有利的条件，发挥其无可替代的作用。 参考文献

[1]论新时期如何做好高校档案工作[J].李彦秋.现代交际.2013（06） [2]新时期开展乡镇档案工作的几点建议[J].王晶. 山西档案.2013（S1）

[3]新时期高校档案工作人员须内强素质外树形象[J].冼秀姬.人力资源管理. 2010（04）