高校研究生教学秘书工作探索——以外语类院系为例

Ｌｉ！ｕｎ　ｕ　ｐ璺　ｇ　ａｉ　高校研究生教学秘书工作探索　以外语类院系为例　张文　高等院校研究生教育旨在培养更　点，笔者现结合本人工作实际情况，　究生管理部门执行学校教学规范及学　深入全面掌握学科理论知识、更积极　重点谈谈外语类院系研究生教学管　籍管理相关规定，配合做好研究生就　主动投身学术科研工作、更广泛参与　理工作。　业工作等。除此之外，外语类院系由于　社会实践和更强劲推动社会进步的高　研究生出国交流人次多，师资队伍中　层次复合型人才。研究生教学管理工　一、外语类院系研究生教学管理　聘有外教、招收外籍留学生等特殊情　作是高校教学管理工作的一个重要分　工作的“同”与“异”　况，使得研究生教学管理工作内容与　支，其成效优劣直接影响着高校研究　其他院系有明显的区别。　生教育的质量。新时期高校教学和管　（一）“同”——外语类院系研究生　（二）“异”——外语类院系研究生　理体制改革不断深入，各高等院校已　教学管理工作的普遍性　教学管理工作的特殊性　逐步完成由校一级集中管理向院系　组织和维护教学过程，与院系、学　外语类院系研究生教学秘书工作　（培养单位）二级管理的体制转化，而　校各级教学管理部门协调配合，执行　除一般教学秘书的常规职责之外，还　各院系研究生教学管理工作的实际组　教学规范和各项规章制度，维持日常　具有以下突出特点：　织和具体实施，通常由院系研究生教　教学有序进行，保证教学质量，是教学　第一，特别需要与本院系其他职　学秘书来完成，因此，研究生教学秘书　秘书的最重要职能。此外，在研究生招　能部门协调合作。由于外语学习具有　工作质量的优劣很大程度上直接关系　生、培养、毕业（学位授予）的各个环节　一定的特殊性，外语类院系研究生在　着院系研究生教育质量，也影响着学　中，研究生教学秘书还必须担负起在　专业学习过程中必须做到“听说读写　校整体研究生教育的质量。　师生、院系和学校三者之间沟通联系　译”全方位学习锻炼，因此对教学场所　作为教学管理各环节工作的一线　和组织协调的职责，工作既多且杂，既　的硬件设施要求比较高，除常规教学　执行者，研究生教学秘书是院系师生、　有简单机械的体力劳动，也有复杂深　活动常用的书写教具外，还需要投影、　学院分管领导和学校上级部门（研究　入的脑力劳动。　音响、音视频播放设备等各种多媒体　生院）三者之间重要的沟通桥梁和联　与其他大部分院系教学秘书相　设备，以及同声传译设备等多种外语　系纽带。在当前新时期，一名优秀的研　比，外语类院系的教学秘书在工作性　类院系教学活动必需的特殊设备。外　究生教学秘书，思想上必须政治素质　质上具有一致性，从招生、培养、毕业　语类院系研究生秘书在安排制定本院　过硬，贯彻落实十八大关于用社会主　三个环节来归纳，主要职责包括：第　系教学课程表时，需要积极与各系部、　义核心价值观统领高校建设的精神，　一，在学校研究生院政策指导下，完成　各任课教师沟通，了解课程教学对多　坚守思想阵地，坚定办学方向：在实际　年度各层次研究生招生目录制定和考　媒体设备和其他特种设备的需求，与　工作中要积极培育和践行社会主义核　录工作。第二，协助各系部制定和实施　院系电教设备管理部门和学校教室管　心价值观，爱岗敬业，不断提高自身业　各层次研究生培养计划。第三，督促已　理部门等进行协调，保证课堂教学能　务能力。由于不同学科门类各具体学　达基本学制年限的在校研究生积极撰　够优质高效地进行。　科各有特点，各院系的研究生教学管　写学位论文，组织研究生进行学位申　第二，特别需要与学校各职能部　理工作也具有各自的特殊性和重难　请和毕业工作。第四，配合院系其他研　门协调合作。为全方位提升研究生教　工　作　研　究　｝　；　！　ｉ　ｊ　；　　ｆ　！Ｌｉｌｕｎ　Ｙｕ　Ｄａｎｇｄａｉ　教学秘书需要在专职外教、学生、系部　之间积极协调、传递信息，例如协助系　部对专职外教讲授课程的内容、教学　目标提出要求及对教学成果进行检　验，收集反馈学生对其授课方式和内　容的意见和建议，协助专职外教对学　生进行课程考评，对院系提供的教学　条件、课程安排提出合理化需求以及　协助进行教材复印、课程成绩归档等　事务性工作等，都是由教学秘书来完　成，这就直接要求教学秘书必须能够　熟练运用英语甚至多种外语进行日常　交流会话：而对前来院系进行访学讲　座和各项学术交流活动的访问专家及　各级外宾进行外事接待、安排活动场　地和多媒体设备、组织学生积极参加　相关交流活动等具体工作，则要求外　语类院系的研究生教学秘书熟知基本　的外事接待礼仪并具有较强的组织协　调能力，能够协同院系各职能部门和　各系部各年级积极开展工作。　二、新时期下外语类研究生教学　秘书的基本素质及提升途径　第一，应有过硬的思想素质，在本　职工作岗位上必须端正心态、提升职　业道德修养，牢固树立服务意识。一名　合格的研究生教学秘书须具有较高的　思想政治水平，贯彻执行党的教育方　针政策，忠诚党的教育事业，热爱教学　秘书本职工作，树立全心全意为师生　服务的意识，培养积极奉献的优良职　业道德，树立诚恳敬业的工作作风。　第二，应不断提升自身业务水平，　全方位提升个人素质，努力做到“一专　多能”。“一专”是指主动学习行政管理　和教学管理相关的理论知识，以科学理　论指导工作实践，实现科学管理，高效　工作ｉ“多能”则包括：在具备一般院系　研究生教学秘书的各项必备素质的基　础上，熟悉并大致掌握本院系各学科相　关专业知识，能熟练运用一门甚至多门　外语进行口语及书面沟通；熟知外事礼　仪，合理接洽和安排各类涉外教学科研　活动：要有较好的计算机操作技能，新　时期高等院校教学管理工作大部分实　行信息化管理，学籍管理、课程安排、成　绩管理等工作多使用计算机和网络来　进行，因此要求教学秘书能熟练使用各　种常用的办公软件和教学管理软件，运　用计算机设备提升工作效率，促进各项　常规工作高效完成。　第三，应锻炼培养良好的沟通合　作、组织协调能力和集体协作精神。外　语类院系研究生教学秘书是一个服务　于师生、院系和学校的综合性服务岗　位，服从于学校上级部门（研究生院），　组织师生根据上级部门通知进行各类　教学科研和学术交流活动，同时向上　级部门反馈师生的意见和建议；同时，　研究生教学秘书的日常工作并非由一　人之力独自完成，而是需要同事之间、　院系及学校各部门之间的互相帮助和　良性沟通，其工作的内容和性质决定　其每一项具体工作都有可能涉及上至　研究生院、院系领导，下至每一名师　生，各项工作都需要院系各职能部门　以及院系领导、学校上级部门的指导　帮助。要做好研究生教学秘书工作，必　须培养良好的团队合作精神，和每一　位同事、师生以及领导建立和谐友好　的合作关系，以此为基础保证院系研　究生教学管理工作的平稳运行。　第四，应注意总结工作经验、探索　新的工作方法。研究生教学秘书的日　常工作琐碎而繁杂，需要在职人员做　到合理安排、科学管理，避免出现疏　漏。因此，一名优秀的研究生教学秘书　需要不断学习，及时记录个人工作中　的心得体会和经验教训并及时总结归　纳。以笔者本人为例，对每一年度的常　规性工作如招生目录编制和初复试考　录、研究生新生入学教育、应届研究生　论文评审和毕业答辩等重要板块的工　作流程进行总结归纳并形成文字性内　容，每年度执行相关工作时还会进行　补充和修改，对容易出现疏漏的细节　进行备注并向师生重点提醒备忘。这　习惯能够极大提升工作效率，避免　在关键环节出现重复错漏。相关工作　取得了良好成效，得到了师生的好评　和信赖，并对本院系研究生教学管理　工作产生了积极的影响。　总之，新时期我国高等院校研究　生教育不断发展，教学管理工作也需　要与时俱进，积极探索更加科学合理、　优质高效的管理模式。随着高校教育　改革的不断深化和研究生招生规模的　扩大，研究生教学管理工作需要管理　人员不断提高工作水平，应对更多机　遇和挑战。外语类院系研究生教育工　作由于其特殊性，更需要研究生教学　秘书多方面提升个人素质，从而为院　系、学校的研究生教育工作贡献自己　的力量。　（作者单位：武汉大学）　责任编辑：江丹